5 conseils pour bien rédiger un PV de réunion

À l’issue des réunions du Comité d’Entreprise, le PV de réunion doit retranscrire au mieux les débats et discussions qui ont été à l’ordre du jour. Il doit alors être le plus fidèle possible à ce qu’il s’est dit sans pour autant divulguer les informations confidentielles ou d’ordre privé. Pour bien le rédiger et gagner en efficacité, suivez ces 5 conseils…

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Faire preuve de précision et de pédagogie

Lorsqu’il est destiné à être diffusé, le PV de réunion doit être écrit de manière à être lu et compris par l’ensemble de l’entreprise. Pour ce faire, il doit impérativement être clair et réunir l’ensemble des éléments qui ont été évoqués lors de la réunion :

  • Le lieu, la date, l’heure de début et de fin de la rencontre
  • Les noms des personnes présentes et leur qualité
  • L’adoption du précédent procès-verbal
  • Les sujets abordés lors de la réunion, de la manière la plus détaillée possible, et en mentionnant les tierces personnes ou les documents utiles à la bonne compréhension des questions.
  • Les conclusions et décisions prises dans le cadre de cette réunion. Celles-ci doivent être dites pour l’ensemble des sujets abordés, questions ou projets avancés ainsi que l’avis de l’employeur.
  • Le résultat des consultations légales obligatoires ainsi que l’analyse des rapports obligatoires fournis par l’employeur
  • Les commentaires et avis utiles à la compréhension des débats
  • Si les modalités de la prochaine réunion ont déjà été fixées (date, lieu, heure) : les mentionner.

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Employer le bon ton rédactionnel

Pour que le PV de réunion soit le plus fidèle possible à la réunion, certaines règles de retranscription sont d’usage. Il convient notamment de prêter attention aux éléments de langage : le champ lexical, les exemples utilisés, le ton, sont autant d’indices pour réaliser une synthèse pertinente. Certains termes, exemples ou formules mériteront d’être réutilisés, quand d’autres pourront être résumés ou reformulés.

Être bien préparé

Pour bien rédiger un PV de réunion, il faut avant tout veiller à faire les choses dans le bon ordre et à ne rien oublier. Pour la prise de notes, veiller à emmener avec vous votre ordinateur portable. Vous n’aurez pas à retranscrire vos notes par la suite ! Si vous préférez prendre des notes manuelles, pensez peut-être à prendre un dictaphone en veillant à bien demander l’accord de l’ensemble des participants.

Pour être sûr d’écrire un procès verbal complet, n’oubliez pas de récupérer les copies ou les liens web des rapports et des documents mentionnés lors de la réunion.

Rester dans la légalité

Les procès-verbaux sont des documents très importants. Ils sont archivés et servent de référence pendant de nombreuses années. Si, par exemple, il s’agit d’une question juridique, d’importants enjeux peuvent en dépendre. Alors, il convient de conserver le PV de réunion dans un endroit sûr.

Aussi, lorsque le PV de réunion est voué à être diffusé en dehors des murs du CE, il doit impérativement respecter la confidentialité des informations et des personnes, ainsi que toutes les informations d’ordre privé. Si une partie de la réunion relève du secret professionnel, il convient de noter que selon le conseiller, « la question est couverte par le secret professionnel et le débat n’a pas été consigné.. »

Familiarisez-vous avec votre rôle. Quelques rapporteurs n’interviennent pas directement dans les débats, tandis que d’autres prennent des notes tout en participant à la discussion. Dans les deux cas, le secrétaire ne doit pas tenir un autre rôle important, comme celui de président ou d’animateur.” source : WikiHow

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 Pour vous accompagner dans la rédaction de vos PV de réunion, nous avons réalisé un modèle de rédaction à partir de ces différents conseils. Celui-ci vous guidera tout au long de la réunion dans la rédaction de votre PV et vous permettra de ne rien oublier. Aussi, vous gagnerez un temps précieux lors de la mise en forme du document.

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