5 conseils pour bien rédiger l’ordre du jour de votre CE

Une réunion réussie commence par un ordre du jour bien rédigé ! Pour en finir avec les longues réunions qui s’apparentent à une perte de temps, il est important pour vous de définir un ordre du jour et surtout de le respecter !

L’ordre du jour, qu’est-ce que c’est ?

Commençons d’abord par définir ce qu’est un ordre du jour en quelques phrases ! Il s’agit en réalité d’un document qui résume en détail ce qui va être abordé durant une réunion et ceux qui vont y intervenir. Mais pas seulement, car il met également en avant ce que la direction attend des participants, et en un mot les objectifs et les raisons de prendre part à la réunion.

L’élaboration et la communication de l’ordre du jour aux membres du comité d’entreprise (CE) et bientôt appelé Comité social et économique (CSE) est souvent sujet à discussion. C’est pour cela que nous allons vous donner quelques éléments de réponses sur l’établissement de l’ordre du jour et sur le décompte du délais de communication préalable à la réunion, et ce, en 5 points !

1 – Donner un titre à votre ordre du jour 

Vous l’avez compris, il vous faut choisir un titre ! Votre titre doit dire deux choses au lecteur : dans un premier temps, il doit comprendre rapidement qu’il est en train de lire un ordre du jour et dans un second temps, il doit rapidement savoir quel sera le sujet de la réunion.

Lorsque vous avez pris une décision, il vous faut écrire votre titre en haut de votre document. 

2 – Mettre en évidence les bonnes informations 

Après le titre, les ordres du jour ont généralement un en-tête dont les détails peuvent varier selon le niveau de formalité exigé par votre entreprise. Quels que soient les informations que vous choisissez d’ajouter, assurez vous qu’elles soient claires et compréhensibles par tout le monde. Voici quelques informations qu’il vous faut inclure dans l’en-tête :

  • Date et heure
  • L’emplacement (Précisez l’adresse et le nom de la salle dans laquelle aura lieu l’événement si besoin)
  • Participants : noms, prénoms et éventuellement les intitulés des postes
  • Invités spéciaux (intervenants, orateurs, dirigeants…)

3 – Réunir toutes les demandes

Il est important de réunir toutes les propositions et demandes auprès des membres afin que les sujets traités lors de la réunion concernent les préoccupations réelles et directes des membres du groupe concerné. Il vous faut alors les solliciter de façon à recueillir des suggestions de points à traiter au cours de cet ordre du jour.

Il vous faut leur laisser alors la possibilité de compléter la liste avec les sujets qu’ils souhaitent aborder lors cette réunion. Il est à noter que durant cette étape, il ne faut pas qu’il y ait de limitation, car il s’agit tout d’abord de bien comprendre tout ce qui préoccupe les membres du groupe.

Par la suite, il vous faudra sélectionner les sujets qui seront réellement traités, et ainsi y associer une seconde phase durant laquelle vous allez organiser l’ordre du jour, en vous posant des questions autour de leur importance et leur pertinence.

 

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 4- Déterminer les objectifs et élaborer un planning

L’ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront débattues au cours de la réunion, notamment les grands thèmes et questions qui seront soumises à consultation et avis. Attention : une fois l’ordre du jour établi, il n’est plus possible de le modifier, ni la formulation, ni l’ordre de présentation de l’ordre du jour.

De plus, il vous est aussi important de bien élaborer votre planning, car c’est en le suivant et en étant le plus précis possible et organisé, que vous aurez le plus de chance d’atteindre vos objectifs et que votre réunion sera concluante, et ce, rapidement. Cela vous aidera aussi à lutter contre un défaut commun à de nombreuses réunions : la durée et le manque d’organisation lors du déroulé de celles-ci.

5 – Envoyer l’ordre du jour au bon moment 

Une fois votre ordre du jour rédigé, il vous faut évidemment l’envoyer aux membres du Comité d’Entreprise. Mais qui se charge de l’envoie et à quel moment l’envoyer ?

C’est le président du Comité d’Entreprise qui est chargé de transmettre l’ordre du jour aux élus et qui est ainsi responsable de ce délai de communication.

Pour transmettre l’ordre du jour à tous les intéressés, vous avez plusieurs options :

  • le courrier interne
  • la remise en main propre à chaque participant contre une signature de décharge
  • poster au domicile des participants, soit par lettre simple, soit par lettre recommandée
  • transmettre par fax ou par mail à chaque intervenant

L’ordre du jour peut être communiqué lorsqu’il est prêt mais doit être communiqué 3 jours au moins avant la réunion.


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